Die Vision: Ein Büro ohne Papier
In einer zunehmend digitalisierten Welt, in der Nachhaltigkeit und Effizienz im Fokus stehen, nimmt die papierlos GmbH aus Kempten (Allgäu) eine Vorreiterrolle ein. Mit ihrer Lösung papierlos.de unterstützt sie Unternehmen dabei, den Übergang zu einem papierlosen Büro zu meistern und setzt dabei neue Maßstäbe in der Organisation von Arbeitsprozessen. Das WD Magazin hatte die Gelegenheit, hinter die Kulissen dieses innovativen Unternehmens zu blicken.
Der Name ist Programm: Die papierlos GmbH hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen von papiergebundener Bürokratie zu befreien. „Papierverbrauch ist nicht nur ein Kostenfaktor, sondern auch ein Umweltproblem“, erklärt Dominik Haßelkuss, Geschäftsführer und Gründer von papierlos.de.
Mit ihrer All-in-One-Lösung für Dokumentenmanagement, digitale Archivierung und effiziente Workflows bietet die App Unternehmen die Möglichkeit, ihre Arbeitsprozesse nachhaltig zu optimieren. Die webbasierte Anwendung ist jederzeit und von überall zugänglich, wodurch Unternehmen Platz und Ressourcen sparen können.
Die Vision der papierlos GmbH geht jedoch weit über die einfache Digitalisierung von Dokumenten hinaus. Es geht darum, ein neues Verständnis für Arbeitsprozesse zu schaffen, bei dem Effizienz und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen.
„Wir wollen, dass Unternehmen nicht nur weniger Papier nutzen, sondern auch smarter arbeiten“, betont Haßelkuss. Dabei setzt das Unternehmen auf Innovationen, die sowohl für Kleinunternehmer als auch für mittelständische Organisationen attraktiv sind.
Alles auf einen Blick
Eine zentrale Funktion von papierlos.de ist die Timeline, die eine lückenlose, chronologische Darstellung aller relevanten Daten ermöglicht. Hier finden sich nicht nur Rechnungen, sondern auch Informationen wie Notizen, Kontaktprotokolle und Gesprächsvermerke. Die Daten der Timeline sind direkt bei der jeweiligen Geschäftsbeziehung gespeichert. So können Unternehmen bei Rückfragen oder anderweitigem Handlungsbedarf sofort wieder in Kontakt treten und haben alle relevanten Informationen im Kontext zur Verfügung. Diese Funktion sorgt nicht nur für Transparenz, sondern verbessert auch die Kommunikation und Nachverfolgung.
Der Clou – Alle Dokumente, ja auch Notizzettel, die Bilddokumentation zu defekter Ware, Rechnungen und vieles mehr können einfach per Smartphone aus der App heraus gescannt und hochgeladen werden. Der Geschäftskontakt hat sich gerade vorgestellt und die Visitenkarte überreicht? Perfekt – gleich nach dem Meeting mit dem Handy einscannen und am Kontakt hinterlegen.
Selbstverständlich ist bei papierlos aber auch der klassische Weg des Hochladens vom PC oder direkt aus dem Scanner möglich – wer es etwas schneller haben will, nutzt einfach den automatischen Upload per E-Mail.
Was macht papierlos.de besonders?
Papierlos.de zeichnet sich durch Benutzerfreundlichkeit und Vielseitigkeit aus. Nutzer profitieren von zahlreichen Funktionen, die den Arbeitsalltag erleichtern:
Digitales Dokumentenmanagement: Dokumente können schnell kategorisiert und gespeichert werden, was die Organisation erheblich vereinfacht. Verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen, Verträge oder interne Mitteilungen lassen sich übersichtlich ordnen und bei Bedarf sofort wiederfinden.
Zeitersparnis beim Wiederfinden von Dokumenten: Dank einer effizienten Suchfunktion sind benötigte Dokumente in Sekunden auffindbar, wodurch langwieriges Suchen in Papierordnern der Vergangenheit angehört. „Unsere Kunden berichten immer wieder, wie viel Zeit sie sparen, seit sie papierlos.de nutzen“, sagt Haßelkuss.
Überblick behalten: Der Status von Dokumenten und die Kommunikation mit Kunden oder Kollegen sind jederzeit nachvollziehbar. So kann auf einen Blick erkannt werden, welches Dokument zuletzt bearbeitet wurde, wer an einer Aufgabe gearbeitet hat oder welche Vereinbarungen getroffen wurden.
Sicherheitsstandards: Durch Verschlüsselung und DSGVO-Konformität wird ein sicherer Umgang mit sensiblen Daten gewährleistet. Papierlos.de setzt dabei auf modernste Technologien, um die Daten seiner Nutzer bestmöglich zu schützen.
Einfache Integration: Die Web-App lässt sich nahtlos in bestehende Workflows einbinden und unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung neuer E-Rechnungs-Vorgaben.
Effizienz neu gedacht
Die standortunabhängige Speicherung ermöglicht es Unternehmen, von jedem Standort und Gerät auf ihre Daten zuzugreifen. Dies ist besonders in der heutigen Arbeitswelt mit Homeoffice und hybriden Modellen von unschätzbarem Wert. Regelmäßige Backups und höchste Sicherheitsstandards sorgen dafür, dass keine Daten verloren gehen. Die papierlos GmbH setzt dabei auf skalierbare Lösungen, die sowohl für Kleinunternehmer als auch für mittelständische Unternehmen geeignet sind.
Ein weiterer Vorteil ist die intuitive Benutzeroberfläche der Anwendung, die keine langen Schulungen erfordert.
„Unsere Kunden können in der Regel direkt loslegen, ohne viel Zeit in die Einarbeitung investieren zu müssen. Trotzdem stehen wir mit Rat und Tat zur Seite wenn’s mal klemmt.“
Dies macht die Lösung besonders attraktiv für Unternehmen, die schnell von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren wollen.
Ein starkes Team hinter der Technologie
Das Team der papierlos GmbH besteht aus Experten für Softwareentwicklung, IT-Sicherheit und Betriebswirtschaft. Ihr gemeinsames Ziel ist es, digitale Tools zu entwickeln, die das Arbeiten einfacher und effizienter machen. „Wir hören auf die Bedürfnisse unserer Kunden und passen unsere App kontinuierlich an“, betont Dominik Haßelkuss. Die enge Zusammenarbeit mit Unternehmen verschiedener Branchen, sowie mit mehreren Steuerberatern, ermöglicht es, spezifische Anforderungen zu berücksichtigen und maßgeschneiderte Lösungen zu entwickeln.
Nachhaltigkeit als Unternehmensphilosophie
Neben den praktischen Vorteilen legt die papierlos GmbH großen Wert auf Nachhaltigkeit. Durch die Reduktion des Papierverbrauchs und den Umstieg auf digitale Prozesse können Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck erheblich verkleinern. Die papierlos GmbH selbst agiert als Vorbild, indem sie ihre internen Abläufe vollständig digitalisiert hat und auf erneuerbare Energien setzt.
Ein Beispiel für den nachhaltigen Ansatz ist die Einsparung von Ressourcen: Unternehmen, die auf die App setzen, berichten von einem deutlich geringeren Papierverbrauch und einer effizienteren Nutzung von Speicherplatz. Dadurch werden nicht nur Kosten gesenkt, sondern auch die Umwelt geschont.
„Jeder Schritt hin zu weniger Papier ist ein Schritt in die richtige Richtung“, sagt Haßelkuss.
Innovation und Zukunftsperspektiven
Die papierlos GmbH entwickelt ihr Angebot ständig weiter um Weitere digitale Lösungen für die Büroorganisation anzubieten. Zukünftig sollen auch weitere Funktionen integriert werden, die noch mehr Automatisierung und Effizienz ermöglichen. Ein Beispiel dafür ist die intelligente Auswertung von Daten, die Unternehmen bei strategischen Entscheidungen unterstützen kann.
Darüber hinaus arbeitet das Unternehmen an neuen Schnittstellen, um die Integration mit anderen Tools und Plattformen weiter zu verbessern. Ziel ist es, papierlos.de zu einem zentralen Knotenpunkt für alle digitalen Arbeitsprozesse zu machen.
„Wir wollen, dass unsere Software nicht nur ein Werkzeug ist, sondern ein unverzichtbarer Teil des Arbeitsalltags wird“, erklärt Haßelkuss.
Fazit
Die papierlos GmbH zeigt eindrucksvoll, wie Digitalisierung und Nachhaltigkeit Hand in Hand gehen können. Mit ihrer webbasierten App setzt sie neue Maßstäbe für ein effizientes und umweltfreundliches Arbeiten. Ihre Vision eines papierlosen Büros ist nicht nur eine Antwort auf die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt, sondern auch ein Schritt in Richtung einer nachhaltigeren Zukunft. Unternehmen, die auf Digitalisierung setzen, finden in der papierlos GmbH einen zuverlässigen Partner, der sie auf ihrem Weg begleitet.
Für weitere Informationen und zur Erkundung der Funktionen von papierlos.de besuchen Sie die offizielle Website: www.papierlos.de.
